Singapore Difference - Part 1: Time

It has been four months since the day I came to Singapore to proceed the second part of my thesis. Time flies so fast, it has been 2/3 of the process already. During last four months, I have had so many experiences, both good and bad ones, about this beautiful and modern country.yet, it's not time when I can sit and think attentively about my achievements about failures yet, neither time for telling you my memorable moments I've got throughout activities with friends in Singapore. It's just a start for the whole series about Singapore, both in structure, people, and cultures, from a point of view of a normal Vietnamese student, to let you have an imaginary image about Singapore.
This is also my tribute to two of those beautiful countries I love, Vietnam and Singapore.
-----------
Singapore difference – Part 1: Time

What is it about Singapore time? If you have a bit knowledge about Asian geography, you will quickly come up with one short answer:"It's one hour faster than Vietnam, since Singapore's timezone is GMT+8" :-). Yes, that answer is precise and undeniable, but if it's just that, I don't have to start such a new note ^_^, right?
Singapore welcomes the dawn at 6am+, and the dark comes at 8pm, it means you can still see sunlights at 6pm, and enjoy the brightsky or twilight at 7pm ^_^. That would be normal to some countries in the world, but to me, it’s really surprising when I first came here in July 2009. Back there in Vietnam, I always got used to seeing the first sunlight at 5h30am (and it’s 5am for the dawn in Nha Trang, my hometown and the first city to welcome new day in Vietnam ^_^) and travel in dark at 6pm.
Likewise, Sinagpore daily activities schedule is also different. Apart from some companies begin their working time at 9am, most of people’ daily works get started at 10am, and end up really late at 7pm. Thus, each person here will have nearly 9-10 hours to enjoy their works, including 1 hour break for lunch. As for the short break, people here don’t have the habit of napping like some of us. That made us feel really uneasy at first, though we got used to it shortly. Just imagine, how can people work 9-10 hours per day, and continuously in a week, in a month, and the whole year? But, in fact, they can :-).
During those times at work, they can also take part in their work really seriously. For four months I did experience their outstanding endurance, and high concentration to their works, among those Singaporean I have had a chance to meet and work with. Even I myself still feel breethless working in a team with them, despite of being considered a buffalo when I was in Vietnam, based on my durability. Not like some of the public and national companies in our countries, where officers are supposed to have spare times to gossip, sip the coffee and read newspaper in morning, or easily end up a day at 4pm to take care of personal interest, people here who work for public companies seem not have any free time to do those stuffs. Some of my friends also feel frustrated and streetful with a pile of work they have to solve in a mean time.
As their routine, Singaporean also leads a fast pace of living. They think fast, eat fast, walk fast, talk fast, and do stuffs fast. Even when walking around with a group of friends, they also move really fast. They would like to have a small lunch, or ever just a piece of Pao, yet can save time to do their own stuffs in break time, rather than a heavy lunch for their stomach and health. Some of them will force you to keep track up the group’s or team’s project, or even just a daily talk. If you want to talk anything to my professor aka supervisor to my thesis, you should talk fast enough before he comes up with new ideas in his mind ^_^.
For this pace of life, people will easily get stressed, breethless and frustrated while they are learning to get used to this dynamic environment. If you intend to go to Singapore to work, to study, or to live, or do whatever you will do, be familiar with it :-).
KH

Recommendation to a friend of mine :)

“Should I abandon this small company, which has just been founded for 4 months, to join that bigger company with higher salary, more professional working environment, and , clearer flow of process?” My friend's question to me last night, to ask for recommendation, also made me think a lot about my future, especially my upcoming work after graduating this Jan 2010. It's true, in market, some people would love to work in an huge cooperations, multinational companies or those which have their brands in national and worldwide stock market, while not a small number of prefer to join in a smaller company, which less reputation.
So what is the pros and cons of working for both types of companies?
As their names, multinational companies, or high reputatble organizations, they have clear flow of processes, detailed tasks in each of the office and department that will never, or less overlap to one another. Working for them, that means you will never doubt or worry about your role in the company. Since their process flow have been accredited and proved to be successful throughout their business time, then, and you will never be complained about your acts against company's policies if you just follow what has been set for one task. For those who would like to work in a professional working environment where everything is clear and not overlapped to other work, this type of companies is for you. Likewise, with high reputation, their annual income will be higher with other companies in the same business segmentation, that will bring about your higher income than others'.
But, to those big companies, their flows of processes would be strictly followed and implemented. Any of one process's step is left or is done wrongly would bring about the catastrophic loss to companies. You are not the one who feels comfortable with strict deadline, ontime work, serious manner, or you expects those works that need creativities and personal manner, I don't think this type of companies will be suitable for you :)
On the contrary, with smaller companies, things will be different, and seem opposited to those above. In small companies, everything is just like it has been started. From flow of processes, departments' roles, employee's tasks.. everything needs to be shaped and developed, and you will be the one who contributes to that process. From your work, companies will learn from experiences what should be implemented, and what should be abandoned next time. You will feel a bit uneasy facing with conflict everyday, but in fact, throughout these works, you can learn a lot more. You can even learn from your experiences, or collect from others' success and failures. It will help to sharpen yourself so that you can easily solve the problem you cope with in the future. Those precious experiences is far more valuable to ony barter with small salary you will earn.
My friend, you have just graduated since August 2009. I don't think money is that necessary though. Keep working in that company, facing with daily conflict and contradiction, you will be matured faster. With a your type, the amount of salary of 1500USD in just the matter of time. Try your best to sharpen yourself , and use that sharp sword to battle with winds and waves in the near future :)
Good luck!
KH.

Random

Once again, he started a new day as walking up at 9h30, brushing his teeth, washing his face, taking a bath, having a cup of milk, enjoying an apple, and going to the lab to chew his thesis. Promisingly, today will be one more day he's gonna add to his collection of daily work to shorten his life. Days in days out, things keep going on and on, continuously, constantly.

It has been for 4 months since the day he started up his FYP, yet its shape hasn't been clear enough.

"That's what a researcher do, Kimhai. The purpose of doing research is to find happiness inside new things. Things sometimes upset us as they lead us to nowhere, things sometimes deepen us into the sticky mud, yet things still attract us as the appealing glory on its ben" That's what his supervisor told him as the aim of doing research.
He won't deny its glory at the end of its way, yet research environment seems not interest him enough, as it does to the others:


1. Bartering times to meet new people, explore new things, experience new corners of life, to face with computer more than half a day to read academic papers, find solutions for his application, or try to fix the bug that he doesn't really know where the heck it comes from.

2. Exchanging times for one's own interests, those that he is aiming to, to times he is digging to the idea of the others, that could be changed and added fast and easily. Once it's changed, he needs whole weeks to re-design and re-implement stuffs as it's supposed to be, yet it comes up with the no-better system as it was before.


Frankly said, he did barter his moving lifestyle.


A pile of works for this FYP is taking all over of his time.
Somewhere a new business plan doesn't have enough time to be developed and be refined, neither does the idea for MIC 2010...
Somewhere...
Somewhere...

Bound, bound, bound and rebound

"Now sometimes you’re up and sometimes you’re down,
When you find that you’re down well just look around:
You still got a body, good legs and fine feet,
Get your head in the right place and hey, you’re complete!
Now as for the dancing, you can do more,
You can reach great heights, in fact you can soar.
You just get a leg up and ya slap it on down,
And you’ll find you’re up in what’s called a bound."
(Bounding - Pixar)
---------------
Supernatural mother has successfully created the outstanding creature out of the universe, so-called mankind, yet she also left the small shortcoming in each of everybody, so that the world will be more colorful and meaningful. Let's imagine the world that everybody can achieve everything he wants, then what's the aim of life?
Life is just like the plot of sine wave that you are up and down in some time of your way. But what would you do when you're feeling that you're down?

Well, some people just think of it as the game, throw it away and hit F5 for restart, some other one try to figure it out to see whether there is any experience that they can collect for the next round, while not the small number of people just keep chewing their failures, especially there are some feel obsessed with the mope and then collapse.

My friends, if you are in the third case, then the clip above is for you. Anytime you're feeling down, just listen to it, digest it, and then think of your failure as a try for your next bound :-)
"You still got a body, good legs and fine feet,
Get your head in the right place and hey, you’re complete!"
Success comes with only 1% talent, 98% of your effort, and leaves 1% for the opportunity. 98% inside the effort also constitutes your attitude to past time failures and experiences collected from them. When you think you lost everything, that means you just create one new kink in your mind. Look, still have two hands, two feels, and your body, friends, relatives, families, those who are always around you, encourage you and support you. Things are always as they were initially, aren't they?
My friends, keep your chin up, smile, and be ready for your next bound, bound, bound and rebound.
Now as for the dancing, you can do more,
You can reach great heights, in fact you can soar.
For my beloved spirit inside,
KH.

Nguyên tắc làm việc nhóm ảo online

10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảo
Các công ty lớn, đặc biệt là những tập đoàn đa quốc gia, thường thành lập những nhóm làm việc ảo – những nhóm bao gồm những thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý – để thực hiện một dự án nào đó. Theo cách này, họ có thể có được những nhân viên tốt nhất cho dự án. Tuy nhiên, để một nhóm làm việc ảo hoạt động một cách có hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng.

Công nghệ truyền thông được cải tiến không ngừng giúp cho việc thông tin liên lạc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Về mặt kỹ thuật, việc phối hợp với những người đồng sự ở xa hoặc tổ chức những buổi họp với nhiều người ở rải rác khắp nơi trên thế giới không còn là một thách thức nữa.

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều rào cản khiến cho hoạt động của các nhóm này không đạt được hiệu quả cao như các công ty mong đợi. Múi giờ khác nhau khiến cho việc trao đổi nhanh những thông tin cần thiết gặp nhiều khó khăn, và sự khác biệt về văn hóa có thể gây nên những sự hiểu lầm, đôi khi là nghiêm trọng, giữa các thành viên trong nhóm. Người ta nhận thấy ở những nhóm mà các thành viên không gặp mặt nhau trực tiếp thì khó có thể phát triển một chất xúc tác thường thấy ở những nhóm có các thành viên thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với nhau. Chất xúc tác này là mối quan hệ giữa con người với con người, là yếu tố quan trọng tạo nên năng suất của nhóm.

Một cuộc khảo sát gần đây tại một số công ty đa quốc gia về các nhóm làm việc ảo có quy mô từ bốn người đến gần 200 người cho thấy nhiều nhóm gặp phải những khó khăn từ những rào cản nói trên. Trong khi đó, các công ty ngày càng muốn giảm chi phí cho những cuộc họp trực tiếp, và nhân viên cũng không muốn di chuyển xa để dự họp thường xuyên vì như thế sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe cũng như cuộc sống cá nhân của họ. Vì vậy, việc tìm ra một cách nào đó giúp cho các nhóm làm việc ảo hoạt động tốt hơn là một trong những vấn đề trọng yếu của các công ty.

Cuộc khảo sát nghiên cứu kỹ các nhóm làm việc ảo có năng suất cao tại các công ty lớn như British Petroleum (BP), Nokia và Ogilvy & Mather. Ngoài ra, một nhóm nghiên cứu của Trường Kinh doanh Luân Đôn cũng tiến hành thăm dò hơn 1.500 thành viên của 55 nhóm làm việc ảo tại 15 công ty đa quốc gia ở Mỹ và châu Âu.

Dựa trên những kết quả có được, nhóm khảo sát đã đưa ra mười quy tắc vàng giúp cho các nhóm làm việc ảo nâng cao năng suất.

1. Đầu tư vào một nguồn trực tuyến để các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tìm hiểu về nhau

Vì ở xa nhau nên các thành viên trong nhóm thường gặp một trong những thách thức lớn nhất là họ không thể tìm hiểu về nhau một cách dễ dàng, cũng như khó biết rõ công việc của từng người trong một dự án. Những công cụ trực tuyến có thể giúp giải quyết vấn đề này. Những công cụ này hoạt động giống như các trang web mạng xã hội giúp các học sinh, sinh viên biết về các thành viên khác trong cộng đồng của họ. Cuộc khảo sát cho thấy công cụ đó thường không được dùng phổ biến trong các nhóm làm việc ảo dù chúng rất hữu dụng trong việc thông tin liên lạc giữa họ với nhau.

David Ogilvy, người sáng lập công ty quảng cáo Ogilvy & Mather có trụ sở ở New York, Mỹ, đã rất chú trọng đến việc chia sẻ kiến thức trong công ty. Cách nay hơn một thập niên, ông ta đã xây dựng một mạng nội bộ gọi là Truffles, lấy tên một loại nấm đắt tiền. Là người sành ăn, Ogilvy đánh giá cao hương vị của loại nấm này, và ông tin rằng mọi người phải “săn lùng” kiến thức với tất cả năng lực và sự nhiệt tình giống như con heo miệt mài ủi đất để tìm loại nấm này trong rừng.

Truffles cho phép mọi nhân viên truy cập vào những dự án dùng chung và cơ sở dữ liệu tri thức của công ty. Nó tạo ra một diễn đàn cho hàng trăm cộng đồng trong công ty với những mối quan tâm khác nhau, ở đó họ có thể chia sẻ những ý tưởng, tâm tư và nguyện vọng. Truffles cũng có một thư mục liệt kê chi tiết các thông tin về tất cả các nhân viên của công ty. Thư mục này được cập nhật thường xuyên, mỗi nhân viên có thể đưa vào đó những lĩnh vực công việc mà họ ưa thích.

Những hệ thống như thế giúp cho các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng quen biết nhau. Ví dụ, khi một khách hàng lớn của Ogilvy & Mather muốn tung ra một chiến dịch quảng cáo cùng một lúc tại tất cả những thị trường của họ trên thế giới, một nhóm làm việc ảo có thể bắt đầu làm việc với nhau một cách có hiệu quả chỉ trong vài ngày.

2. Chọn một vài thành viên đã quen biết để thành lập nhóm

Các nhóm làm việc ảo sẽ có nhiều khả năng sáng tạo và nâng cao năng suất hơn nếu có một số thành viên đã từng quen biết nhau. Những mối quan hệ này đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng nhanh chóng những mối liên lạc trong cả nhóm.

Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý : nếu đa số thành viên trong nhóm đều đã quen biết nhau thì hoạt động của nhóm có thể trở nên tẻ nhạt. Người ta nhận thấy những hiểu biết sâu sắc của các nhóm đồng sự mới thường làm này sinh những ý tưởng cách tân.

3. Bảo đảm trong nhóm có tối thiểu 15% là “người bắc cầu”

“Người bắc cầu” (boundary spanner) là những người có mối liên hệ với nhiều người hữu ích khác ở ngoài nhóm nhờ tính cách, kỹ năng hay quá trình làm việc của họ. Họ sẽ là những người tạo nên sợi dây liên lạc giữa các thành viên trong nhóm với những người bên ngoài, giúp mở rộng biên giới của nhóm.

Song nếu nhóm có quá nhiều “người bắc cầu”, có thể sẽ mất tính đồng nhất và mục tiêu chung.

4. Phát triển đội ngũ “người bắc cầu” trong các hoạt động của công ty

Vai trò kết nối của “người bắc cầu” rất quan trọng trong việc lôi kéo những nhóm làm việc ảo riêng rẽ nhích lại gần nhau. Do vậy, công ty phải luôn phát triển đội ngũ này.

Ở hãng điện thoại Nokia chẳng hạn, những người mới vào thường được giới thiệu với ít nhất mười người ở trong và ngoài bộ phận làm việc của họ. Nokia cũng có mối liên hệ mật thiết với các khoa của hơn 100 trường đại học để cùng tổ chức những cuộc hội nghị khoa học, chia sẻ sáng kiến nghiên cứu và hỗ trợ công việc của nghiên cứu sinh.

5. Chia công việc của nhóm thành những phần nhỏ để tiến trình thực hiện của một phần này không bị lệ thuộc quá nhiều vào tiến trình của một phần khác

Phối hợp công việc của các thành viên ở những múi giờ khác nhau là một vấn đề nan giải. Nhiều nhóm làm việc mà chúng tôi nghiên cứu đã vấp phải khá nhiều điều bực mình khi một bộ phận này phải chờ đợi một bộ phận khác hoàn tất phần việc của họ.

Bất kỳ khi nào có thể được, chúng ta phải phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm ở những vùng địa lý khác nhau một cách hợp lý sao cho họ có thể phát triển phần việc của họ và kết nối kết quả với các phần việc của người khác càng nhanh càng tốt.

6. Tạo một trang web để các thành viên có thể hợp tác, trao đổi ý tưởng và khích lệ lẫn nhau

Những nhóm làm việc ảo mạnh thường có chung một không gian làm việc trực tuyến và tất cả các thành viên có thể truy cập bất kỳ lúc nào. Việc này bảo đảm cho những thành viên đôi lúc phải làm việc tương đối độc lập vẫn có thể theo sát được tiến trình công việc và hiểu rõ ý tưởng của các thành viên khác.

Trong hệ thống Truffles của Ogilvy có những khu vực dành riêng cho từng dự án, trong đó các nhóm có thể chia sẻ kế hoạch của họ, sửa đổi một phần công việc làm chung, và trao đổi ý tưởng một cách thân mật. Điều này bảo đảm rằng bất kỳ lúc nào, mọi người đều có thể nhanh chóng biết được công việc của họ đi đến đâu, và nó phù hợp như thế nào với công việc của người khác.

7. Khuyến khích việc thông tin liên lạc thường xuyên. Tuy nhiên, đừng buộc mọi người phải gặp mặt nhau

Thành viên của các nhóm làm việc ảo thành công thường xuyên liên lạc với nhau. Điều thú vị là phương thức liên lạc lại không được xem là yếu tố quan trọng. Ví dụ như ở hãng Nokia, công cụ liên lạc được nhiều người ưa thích là tin nhắn, trong khi ở các công ty khác nhiều người lại thích dùng thư điện tử hoặc thư thoại hơn. Điều quan trọng là việc liên lạc phải nhanh và thường xuyên.

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, các nhóm cũng chọn vài thời điểm thích hợp để tất cả mọi người gặp gỡ nhau. Chúng tôi khám phá ra rằng thời điểm tổ chức những sự kiện như thế có thể có nhiều tác động lớn đến sự thành công của nhóm.

Ví dụ khi một nhóm mới được thành lập, việc tạo một không khí làm việc hấp dẫn với một mục tiêu rõ ràng thì hữu ích hơn là ra sức tổ chức một buổi gặp mặt. Nhưng khi nhóm đã phát triển tốt, một cuộc gặp mặt thân mật có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và thiện chí của mỗi thành viên.

8. Chỉ phân bổ những công việc thú vị và có nhiều thử thách

Vì công việc của các nhóm làm việc ảo thường ít bị giám sát nên chúng phải có nhiều thử thách và lôi cuốn để thu hút sự tập trung của các thành viên.

Cuộc khảo sát cho thấy một trong những lý do chủ yếu khiến các nhóm làm việc ảo thất bại là các thành viên không thấy hứng thú trong công việc. Từ đó, họ ngày càng ít tham gia vào những cuộc hội thoại hay đưa những ý tưởng lên các diễn đàn. Không phải các thành viên không thích nhau. Đơn giản chỉ là vì môi trường làm việc tẻ nhạt, thiếu tính năng động.

9. Bảo đảm nhiệm vụ đặt ra là có ý nghĩa đối với nhóm và công ty

Nhiệm vụ của nhóm phải phù hợp với giá trị của từng thành viên, cả về cá nhân lẫn về nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời, nó cũng phải có ý nghĩa đối với công ty.

Chúng tôi nhận thấy rằng các nhóm thực sự hoạt động sôi nổi khi họ bị kích thích bởi một câu hỏi hay một nhiệm vụ thú vị và hấp dẫn đến nỗi mọi người trong công ty đều bị lôi cuốn. Ví dụ như, cựu giám đốc điều hành John Browne của BP cách nay hơn một thập niên đã hỏi mọi người trong công ty rằng làm thế nào để BP trở thành một công ty luôn có sức mạnh. Nhiều nhóm đã hăng hái tìm câu trả lời. Một trong số họ đã nghiên cứu cách sản xuất điện năng từ những nguồn tài nguyên bền vững như năng lượng mặt trời và sức gió. Chính nghị lực và sự tập trung cao độ của nhóm này đã khiến BP hướng đến việc nghiên cứu một nguồn năng lượng bền vững từ rất sớm.

Tầm quan trọng của một công việc có ý nghĩa và có những viễn cảnh thú vị đã được thể hiện rõ nhất trong hai nhóm làm việc ảo : sự hợp tác tạo ra bộ từ điển trực tuyến Wikipedia, và những người sáng tạo ra hệ điều hành mã nguồn mở Linux. Sự thành công của cả hai nhóm này là nhờ các thành viên – những người đã đóng góp công sức cho dự án – đã truyền cảm hứng cho nhau tạo nên sự tận tụy cho một dự án đầy ý nghĩa.

10. Khi xây dựng một nhóm làm việc ảo, hãy thu hút càng nhiều người tình nguyện càng tốt

Khi Wikipedia và Linux xuất hiện, hai nhóm này đã phát triển nhanh khi nhiều người có những kỹ năng giỏi tình nguyện tham gia.

Hãng Nokia cũng nhận thấy mối liên kết giữa sự thành công với sự mở rộng cửa đón nhận những người tình nguyện của một nhóm làm việc ảo. Rất nhiều nhóm của hãng được thành lập từ những người tình nguyện để giải quyết những thách thức mang tính chiến lược trong tương lai.